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Automatización con IA: lo que hace en una pyme y dónde no la dejo decidir
En una pyme, la IA sirve sobre todo para una cosa: leer lo que escribe una persona —un pedido por WhatsApp, la foto de un albarán, el PDF de un proveedor— y dejarlo ordenado en tu programa. La uso ahí, donde de verdad ahorra horas. Y en todo lo que tiene consecuencias decide una persona de tu equipo, no la IA.
Cuatro trabajos que la IA hace bien
Los cuatro tienen algo en común: lo que entra lo ha escrito una persona, cada vez de una forma distinta, y alguien de tu equipo pierde horas pasándolo a limpio.
Leer los pedidos que llegan por WhatsApp, en foto o en Excel
El pedido del cliente se cruza con tu catálogo, con sus sinónimos y sus formatos —cajas, kilos, bandejas—, y sale como borrador en tu programa de gestión. Una persona lo revisa y lo confirma; el almacén recibe su resumen.
Pedidos sin teclear: 2.900 € + IVA y 190 €/mes + IVA
Sacar los datos de facturas y albaranes en PDF
El PDF del proveedor o la foto del albarán firmado se leen solos y quedan como borrador: proveedor, fecha, líneas, importes. Lo que no cuadra va a una bandeja aparte, y alguien de tu equipo lo mira antes de que cuente.
Un proceso con IA: 1.290 € + IVA y 190 €/mes + IVA
Contestar con tus propios documentos
Un buscador que responde desde tus manuales, tus contratos o el convenio, y dice de qué documento y de qué página saca cada respuesta, para que comprobarla cueste cinco segundos. Si no está en tus documentos, dice que no lo sabe.
Buscador en tus documentos: se presupuesta cerrado antes de empezar, según si hacen falta permisos por persona
Ordenar el correo que entra
Cada correo de un cliente o de un proveedor se clasifica solo —pedido, incidencia, factura, consulta— y llega a quien lo tiene que atender, o se queda como borrador de respuesta que una persona revisa antes de enviar.
Un proceso con IA: 1.290 € + IVA y 190 €/mes + IVA
Dónde falla, y qué hago para que no te cueste dinero
Se inventa cosas. Un programa de IA escribe la respuesta más probable, no la verdadera, y casi siempre coinciden, pero no siempre. Es un hecho del que hay que partir, no un defecto que se arregle prometiendo lo contrario.
Se equivoca más de lo que parece. Si acierta nueve de cada diez líneas, una factura de quince líneas sale entera bien una vez de cada cinco. Por eso la bandeja de lo que no cuadra no es un extra: es la mitad del trabajo.
Así que le limito el terreno. Responde sólo desde tus documentos y dice de dónde lo saca. Lo que lee lo deja como borrador, no como hecho. Y en todo lo que tiene consecuencias —facturar, pagar, enviar, borrar— la IA propone y una persona confirma. Ahí no la dejo decidir sola, aunque técnicamente pudiera.
Y caduca. Los proveedores de IA retiran modelos y cambian tarifas varias veces al año, con unas semanas de aviso. Lo que lleva IA hay que cuidarlo y cambiarlo de modelo a tiempo, y por eso lleva un mantenimiento desde el primer mes.
Lo que cuesta
Lo mío: un proceso en el que la IA lee lo que entra, Un proceso con IA, 1.290 € + IVA y 190 €/mes + IVA de mantenimiento, que en lo que lleva IA no es opcional. Si son los pedidos de un mayorista o un distribuidor, Pedidos sin teclear, 2.900 € + IVA y 190 €/mes + IVA.
Con un ejemplo de 6 horas a la semana que te devuelve (ya sin las excepciones ni la revisión): son unos 483 € al mes de trabajo administrativo, a 21 € la hora. A ese ritmo, «Un proceso con IA» se paga en unas 20 semanas, contando la cuota. De dónde sale lo que cuesta la hora.
Lo que pagas cada mes y no es mío
La infraestructura de un asistente cuesta unos 13 € al mes. Todo lo demás que pagas es trabajo humano: entender tu negocio, escribir lo que el asistente tiene que saber, conectarlo con tus sistemas, probarlo con tus datos reales y vigilarlo cuando las cosas cambien.
- Servidor o alojamiento: entre 10 y 30 € al mes.
- API oficial de WhatsApp Business, si tu proyecto la necesita: la tarifa la fija Meta y varía con el volumen.
- Consumo de los modelos de IA, que se paga por uso y suele ser la partida pequeña.
Lo contratas tú, a tu nombre, y no pasa por mi factura. La cuenta entera, partida por partida, en cuánto cuesta al mes tener la IA funcionando.
A veces no hace falta IA
Si lo que entra llega siempre con la misma forma —un formulario, una fila de Excel, un pedido de tu tienda online—, no hace falta un programa que lo lea: basta con que tus programas se hablen. Eso es Un proceso, funcionando, 690 € + IVA, sin modelo de IA y sin cuota obligatoria.
Y si el problema es que el proceso tiene pasos de más, ni IA ni automatización: primero hay que ordenarlo. Eso es Mejora de procesos, y a veces el trabajo acaba ahí.
Lo que me preguntan de la IA y los datos
¿Mis datos salen de mi empresa? ¿Dónde se guardan?
Por defecto se quedan en servidores de la Unión Europea y en infraestructura contratada a tu nombre, no al mío. Respuesta completa: ¿Mis datos salen de mi empresa? ¿Dónde se guardan?
¿Y si la IA se inventa cosas?
Se las inventa, sí. Es un hecho del que hay que partir, no un problema que se resuelva prometiendo lo contrario. Respuesta completa: ¿Y si la IA se inventa cosas?
¿Se conecta con mi programa de gestión?
Con Holded, Odoo, Sage o a3innuva sí, y de forma directa, porque permiten conectarse desde fuera. Respuesta completa: ¿Se conecta con mi programa de gestión?
¿Voy a tener que despedir a alguien?
No, y no es el objetivo: se automatizan tareas, no puestos. Respuesta completa: ¿Voy a tener que despedir a alguien?
Qué proveedores uso, en qué país están tus datos y qué contrato firmo antes de tocarlos, uno por uno: dónde viven tus datos.
¿Lo que entra en tu empresa lo escribe una persona?
Cuéntame en dos líneas qué os llega y cómo lo pasáis hoy al programa. Te digo si es trabajo para la IA, para una automatización sin IA o para ordenar el proceso antes de tocar nada.
Se abre WhatsApp con el mensaje ya escrito. Lo lees, lo cambias y lo envías. Lo leo yo, no un bot — el día que conteste un bot, te lo diré. Respondo en menos de 4 horas laborables. Si prefieres hablarlo, la primera llamada es gratis: 25 minutos por teléfono.