Servicio
Partes y albaranes digitales
Que el parte se rellene en el móvil al terminar el trabajo, y que de ahí salgan el PDF para el cliente, la línea para facturar y el resumen del mes.
¿Para quién es?
Para subcontratas industriales y de mantenimiento que trabajan dentro de las plantas de sus clientes, para instaladores y para empresas de reparto. Para cualquiera, en resumen, cuyo trabajo se demuestra con un papel firmado que alguien tiene que pasar a limpio después.
Si tus técnicos ya rellenan los partes en una aplicación que funciona y de la que sale lo que necesitas, no cambies nada. Si el parte sigue siendo de papel, o es un PDF que alguien vuelve a teclear en la oficina, esto es para ti.
¿Cómo es hoy, y cómo queda?
Un ejemplo inventado, pero corriente. Un técnico de una subcontrata termina una reparación en planta a media mañana. Rellena el parte en papel —orden de trabajo, horas, materiales—, se lo firma el responsable de la planta y lo guarda en la furgoneta.
El viernes llega a la oficina con una carpeta de partes, alguno con una mancha de grasa encima de las horas. Alguien los teclea para facturar. A fin de mes, otra persona los vuelve a cruzar, uno a uno, para preparar la certificación que pide la planta. Si falta un parte o una firma, la certificación se retrasa, y el cobro con ella.
Con esto funcionando, el técnico rellena el parte en el móvil antes de salir de la planta: la orden de trabajo, las horas, los materiales, las fotos del trabajo y la firma del responsable en la pantalla. Al cerrarlo:
- tu cliente recibe el PDF del parte, en ese momento;
- la línea para facturar queda preparada, con sus horas y sus materiales;
- y el parte se suma al resumen del mes, que es lo que necesitas para la certificación.
Nadie ha pasado nada a limpio.
¿Y si lo mío son albaranes de entrega, no partes?
Es el mismo sistema con otro nombre. Si repartes, el repartidor abre el albarán en el móvil al llegar, apunta lo que entrega, hace una foto de la mercancía descargada y recoge la firma de quien la recibe. Tu cliente tiene el PDF en ese momento, y la línea queda lista para facturar igual que la de un parte.
Si eres instalador, lo mismo con otras palabras: el parte de la instalación o de la avería, con las horas, el material que has puesto y la firma del cliente en la pantalla antes de irte.
Lo que cambia de un caso a otro es cómo se llama cada cosa, no el producto: el sistema es el mismo para todos.
¿Qué incluye?
- El formulario en el móvil, con fotos, firma, horas y materiales.
- El PDF para tu cliente, generado al cerrar el parte.
- La línea lista para facturar, con las horas y los materiales del parte.
- El resumen mensual para las certificaciones a la planta.
- Tus modelos de parte o albarán, los distintos papeles que usas hoy, pasados al móvil.
Y una cosa que no lleva: ningún modelo de IA. Más abajo explico por qué eso es una ventaja.
¿Qué NO entra?
Lo que no hace, para que lo sepas antes de empezar:
| No entra | Dónde va eso |
|---|---|
| Que la factura se emita sola en tu programa de gestión | La línea sale lista y la facturas tú, como hoy. Conectar tu programa es Conectar tus programas |
| Trabajar sin cobertura, con varios usuarios editando a la vez sin perder nada | Se habla aparte. Si en tus trabajos no hay señal, dímelo antes de empezar |
| Planificar rutas o repartir los trabajos entre los técnicos | No es este producto |
| Pasar a digital los partes antiguos en papel | No lo hago: el sistema empieza a contar desde el primer parte en el móvil |
| Pasar a limpio tu lista de clientes o de materiales, si no la tienes en un Excel ni la puedes sacar de tu programa | Es trabajo aparte: lo hablamos antes de empezar |
¿Por qué no lleva IA?
Porque no le hace falta. Un parte es un formulario con campos conocidos: no hay nada que interpretar, sólo que recoger bien y llevar a su sitio. Meter ahí un modelo de IA añadiría un coste de consumo y una pieza que un día el proveedor retira, sin ganar nada a cambio.
Por eso su mantenimiento es más sencillo que el de Pedidos sin teclear, que sí lleva un modelo de IA, porque tiene que leer mensajes escritos a la carrera. Aquí el técnico elige y rellena; no hay nada que adivinar.
¿Qué cubre el mantenimiento?
Si quieres que lo vigile yo, el nivel que le encaja es el Doc de guardia · Vigilancia: lo vigilo con alertas, arreglo lo que se rompa porque un proveedor cambió algo y te mando un informe con las horas que se lleva ahora el proceso, frente a las cifras de partida.
Es el nivel más ligero, porque no hay ningún modelo de IA que vigilar ni que migrar.
¿Dónde está el trabajo?
La mayor parte es dejarlo preparado con tus datos y probarlo con un técnico de verdad, en un trabajo de verdad, antes de pasarlo a todo el equipo.
El sistema es el mismo para todos; lo que cambia es cuántos técnicos, qué papeles usas y para qué plantas trabajas. Lo que cueste en tu caso lo hablamos directamente, con tus partes delante.
¿Qué queda a tu nombre?
Tus partes, tus clientes y tus facturas son tuyos, como hoy. El sistema que recoge los partes es el mismo para todos los clientes; qué parte de él queda a tu nombre, y qué te llevas si un día dejas el mantenimiento, lo hablamos antes de empezar.
¿Y si la planta pide la certificación en su propio formato?
Es lo normal: cada planta tiene su manera de pedirla. El resumen del mes sale con lo que la certificación necesita, que son los partes, las horas y los materiales de cada orden de trabajo.
Si tu cliente te la pide en su propia plantilla, enséñamela antes de empezar y te digo si entra tal cual. Prefiero decírtelo con la plantilla delante que descubrirlo contigo a fin de mes.
¿Mis técnicos lo van a usar?
Si es más rápido que el papel, sí; si no lo es, no, y ningún software lo arregla. Por eso se prueba primero con uno de tus técnicos en un trabajo real, antes de pasarlo al resto del equipo: es la forma de saber a tiempo si rellenarlo en el móvil le cuesta más que en papel.
¿Y si no sé si mi problema son los partes?
Entonces no empieces por aquí. Si no tienes claro qué proceso te está comiendo las horas, el Diagnóstico exprés está para eso: una visita a tu negocio y un informe con los procesos que más horas te comen, cuántas se pierden en cada uno y qué compensa arreglar primero.
¿Te suena a tu empresa?
Cuéntame en dos líneas cómo lo hacéis hoy. Te digo si encaja, qué haría falta en tu caso y, si no encaja, qué te encaja en su lugar.
Se abre WhatsApp con el mensaje ya escrito. Lo lees, lo cambias y lo envías. Lo leo yo, no un bot — el día que conteste un bot, te lo diré. Suelo contestar el mismo día laborable. Si prefieres hablarlo, la primera llamada es gratis: 25 minutos por teléfono.