Pedidos sin teclear

Plazo

3–4 semanas

Precio

3.900 € + IVA

Cuota mensual

190 €/mes + IVA, con el mantenimiento incluido

Precio de cliente fundador

2.900 € + IVA en lugar de 3.900 €, hasta el 31 de diciembre de 2026, en una de las tres plazas y a cambio de medir juntos el antes y el después, poder publicar el caso y atender una llamada de referencia. Condiciones y plazas

Para quién

Mayoristas y distribuidores de fruta, verdura y alimentación, también los que sirven a hostelería.

Qué incluye el precio

Los pedidos que te llegan por WhatsApp, correo, foto o Excel se cruzan con tu catálogo —con sus sinónimos y sus formatos de venta: cajas, kilos, bandejas— y salen como borrador de pedido o de albarán en Holded, Odoo, a3innuva o Sage. Una persona los revisa antes de confirmar, y el almacén recibe su resumen. Para que el precio sea fijo, tu programa de gestión tiene que tener API o una importación documentada: si está instalado en un servidor tuyo y hay que entrar por la base de datos, eso ya son Integraciones y te lo presupuesto aparte.

• Cruza cada pedido con tu catálogo, con sus sinónimos y sus formatos de venta: cajas, kilos, bandejas.
• Deja un borrador de pedido o de albarán en Holded, Odoo, a3innuva o Sage. Una persona lo revisa antes de confirmar.
• Precio fijo y una cuota con el mantenimiento incluido, porque el sistema es el mismo para todos los clientes.

¿Para quién es?

Para mayoristas y distribuidores de fruta, verdura y alimentación, también los que sirven a hostelería. Es decir, para quien recibe cada día decenas de pedidos escritos a la carrera, cada cliente por el canal que le viene bien, y tiene a alguien pasándolos a mano al programa de gestión antes de que el almacén empiece a preparar.

Si tus pedidos ya entran por una tienda online o por un portal de clientes conectado a tu programa, esto no te hace falta. Si te llegan por WhatsApp a última hora de la noche, sigue leyendo.

¿Cómo es un pedido con esto funcionando?

Un ejemplo inventado, pero corriente. Un restaurante te escribe por WhatsApp a última hora:

mañana 3 cj tomate pera, 2 cajas limón, 5 kg cebolla morada y lo de siempre de lechuga

Hoy, alguien lo lee a primera hora, busca en el programa qué artículo es «tomate pera» —¿el de caja o el de granel?—, lo teclea, y repite con el mensaje siguiente, con la foto de una lista escrita a mano y con el Excel que manda el hotel por correo. Si se equivoca de artículo, te enteras cuando llama el cliente.

Con esto funcionando, a esa misma hora ya tienes en tu programa un borrador por cliente:

• «3 cj tomate pera» cruzado con tu catálogo: «cj» es caja, y el artículo es el que tú tienes dado de alta con su formato de venta. Si en tu catálogo hay dos que encajan y el mensaje no dice cuál, lo marca.
• «2 cajas limón» y «5 kg cebolla morada», cada uno con su unidad, que no es lo mismo una caja que un kilo.
• «lo de siempre de lechuga», marcado para revisar, con el mensaje original al lado. No lo adivina: una frase así la resuelve en diez segundos quien conoce al cliente.

Una persona repasa los borradores, corrige lo marcado y confirma. El almacén recibe su resumen de lo que hay que preparar. Nadie ha tecleado un pedido.

¿Qué incluye?

• Entrada por los canales que ya usas: WhatsApp, correo, la foto de una lista o un Excel adjunto.
• Tu catálogo con sus sinónimos y sus formatos de venta: cómo llaman tus clientes a cada artículo y en qué se vende, sea caja, kilo o bandeja. Se monta al principio, a partir de pedidos reales tuyos.
• Un borrador de pedido o de albarán en Holded, Odoo, a3innuva o Sage, uno por cliente.
• Revisión humana antes de confirmar. Nada queda confirmado sin que lo vea alguien de tu equipo.
• Lo dudoso, marcado, con el mensaje original al lado. Un artículo que no ha entendido no se lo inventa.
• El resumen para el almacén, con lo que hay que preparar.
• El mantenimiento, dentro de la cuota mensual.

¿Con qué programas funciona, y cuándo no?

Con Holded, Odoo, a3innuva y Sage, siempre que se cumpla la condición que permite que el precio sea fijo: tu programa tiene que tener API o una importación documentada. Es lo que hace posible montar el mismo sistema en cada cliente sin sorpresas a mitad de camino.

Si tu programa está instalado en un servidor de tu empresa y la única forma de meterle datos es entrar por su base de datos, el trabajo cambia de naturaleza: la mitad consiste en conseguir el acceso y demostrar que no rompe nada. Eso ya no es este producto. Son Integraciones, y te las presupuesto aparte, cerradas y por escrito antes de empezar.

Dime qué programa usas y en qué versión, y te digo en cuál de los dos casos estás antes de hablar de nada más.

¿Qué NO entra?

Esta lista es la mitad del producto: lo que protege el precio fijo es que el alcance esté escrito.

¿Por qué tiene que revisar una persona?

Porque un pedido mal leído no es un error de pantalla: es una caja de más en el camión, o un restaurante sin limones el sábado.

Los mensajes de pedido están llenos de abreviaturas, de «lo de siempre» y de fotos torcidas. La IA que los interpreta acierta mucho, pero no siempre, y quien te diga lo contrario no lo ha probado con pedidos de verdad. Así que el diseño no es «la IA mete los pedidos»: es que la IA prepara el borrador y te pone delante sólo lo que no tiene claro.

Revisar un borrador con lo dudoso marcado es cuestión de segundos. Teclear el pedido entero lleva minutos, y es justo ahí donde se cuelan los errores.

¿Qué cubre la cuota mensual?

La cuota es de 190 €/mes + IVA, y dentro va el mantenimiento: vigilar que los pedidos siguen entrando bien, cuidar el modelo de IA que interpreta los mensajes y migrarlo cuando el proveedor lo retire, que es algo que pasa y que no depende de ti ni de mí.

Cuesta menos que el mantenimiento que pongo a lo que monto a medida (Operación, obligatorio en todo lo que lleva un modelo de IA) por una razón sencilla: este sistema es el mismo para todos los clientes. Cuando hay que migrar el modelo, el trabajo se hace una vez para todos, no una vez por empresa.

¿Cuánto tarda y cuánto cuesta?

El plazo es de 3–4 semanas. La mayor parte no es programar: es montar tu catálogo con los nombres que usan tus clientes, conectarlo con tu programa y probarlo con pedidos reales tuyos antes de dejarlo trabajar solo.

El precio es fijo: 3.900 € + IVA, más la cuota. El primer año, con doce meses de cuota, son 6.180 € + IVA, más lo que pagues a terceros. No depende de tu sistema, porque el sistema es el mismo; lo que cambia de un cliente a otro es el catálogo, y montarlo ya está dentro.

¿Qué queda a tu nombre?

Tu número de WhatsApp Business, tu programa de gestión y todo lo que entra en él —pedidos, albaranes, clientes— son tuyos, como hoy, y lo que pagas a terceros lo contratas tú, a tu nombre. El sistema que lee los pedidos es el mismo para todos los clientes; qué parte de él queda a tu nombre, y qué te llevas si un día dejas la cuota, va por escrito en la propuesta, antes de firmar.

¿Y si lo que distribuyo no es fruta?

Si distribuyes alimentación en general o productos para hostelería, el problema es el mismo y el producto también: un catálogo con sinónimos y formatos de venta, pedidos que llegan desordenados y un programa con API.

Si vendes otra cosa y los pedidos te llegan igual de desordenados, cuéntamelo y te digo si encaja tal cual. Si no encaja, también te lo digo, y qué te encaja en su lugar: a veces es un proceso suelto, montado en un día.

¿Y si no sé si mi problema son los pedidos?

Entonces no empieces por aquí. Si no tienes claro qué proceso te está comiendo las horas, el Mapa exprés está para eso: dos horas en tus instalaciones y un informe con los tres candidatos, cuántas horas al mes se come cada uno y el precio cerrado del siguiente paso. Si el siguiente paso resulta ser este, lo sabrás con números delante.