Servicio
Pedidos sin teclear
Que los pedidos que te mandan por WhatsApp, correo, foto o Excel lleguen solos a tu programa de gestión, listos para revisar y confirmar.
¿Para quién es?
Para mayoristas y distribuidores de fruta, verdura y alimentación, también los que sirven a hostelería. Es decir, para quien recibe cada día decenas de pedidos escritos a la carrera, cada cliente por el canal que le viene bien, y tiene a alguien pasándolos a mano al programa de gestión antes de que el almacén empiece a preparar.
Si tus pedidos ya entran por una tienda online o por un portal de clientes conectado a tu programa, esto no te hace falta. Si te llegan por WhatsApp a última hora de la noche, sigue leyendo.
¿Cómo es un pedido con esto funcionando?
Un ejemplo inventado, pero corriente. Un restaurante te escribe por WhatsApp a última hora:
mañana 3 cj tomate pera, 2 cajas limón, 5 kg cebolla morada y lo de siempre de lechuga
Hoy, alguien lo lee a primera hora, busca en el programa qué artículo es «tomate pera» —¿el de caja o el de granel?—, lo teclea, y repite con el mensaje siguiente, con la foto de una lista escrita a mano y con el Excel que manda el hotel por correo. Si se equivoca de artículo, te enteras cuando llama el cliente.
Con esto funcionando, a esa misma hora ya tienes en tu programa un borrador por cliente:
- «3 cj tomate pera» cruzado con tu catálogo: «cj» es caja, y el artículo es el que tú tienes dado de alta con su formato de venta. Si en tu catálogo hay dos que encajan y el mensaje no dice cuál, lo marca.
- «2 cajas limón» y «5 kg cebolla morada», cada uno con su unidad, que no es lo mismo una caja que un kilo.
- «lo de siempre de lechuga», marcado para revisar, con el mensaje original al lado. No lo adivina: una frase así la resuelve en diez segundos quien conoce al cliente.
Una persona repasa los borradores, corrige lo marcado y confirma. El almacén recibe su resumen de lo que hay que preparar. Nadie ha tecleado un pedido.
¿Qué incluye?
- Entrada por WhatsApp y por correo, en tu número y tu buzón de siempre. El pedido puede venir escrito, en la foto de una lista, en un Excel adjunto o en una nota de voz.
- Tu catálogo con sus sinónimos y sus formatos de venta: cómo llaman tus clientes a cada artículo y en qué se vende, sea caja, kilo o bandeja. Se monta al principio, a partir de pedidos reales tuyos.
- Un borrador de pedido o de albarán en Holded, Odoo, a3innuva o Sage, uno por cliente.
- Revisión humana antes de confirmar. Nada queda confirmado sin que lo vea alguien de tu equipo.
- Lo dudoso, marcado, con el mensaje original al lado. Lo que no ha entendido lo marca para revisar, en vez de adivinarlo.
- El resumen para el almacén, con lo que hay que preparar.
¿Con qué programas funciona, y cuándo no?
Con Holded, Odoo, a3innuva y Sage, siempre que se cumpla una condición: tu programa tiene que tener API o una importación documentada. Es lo que hace posible montar el mismo sistema en cada cliente.
Si tu programa está instalado en un servidor de tu empresa y la única forma de meterle datos es entrar por su base de datos, el trabajo cambia de naturaleza: la mitad consiste en conseguir el acceso y demostrar que no rompe nada. Eso ya no es este producto. Es Conectar tus programas, y lo vemos aparte.
Dime qué programa usas y en qué versión, y te digo en cuál de los dos casos estás antes de hablar de nada más.
¿Qué NO entra?
Lo que no hace, para que lo sepas antes de empezar:
| No entra | Dónde va eso |
|---|---|
| Un programa sin API ni importación documentada | Conectar tus programas |
| Confirmar pedidos sin que los mire nadie | No lo hago: el borrador lo confirma una persona |
| Conectar otros programas: la tienda online, el del reparto o el del almacén | Conectar tus programas |
| El alta de tu número en la API oficial de WhatsApp Business | Si todavía no lo tienes, te ayudo con ella aparte; la cuenta es tuya |
| La tarifa de Meta y el consumo del modelo de IA | Los pagas tú, a tu nombre, según tu volumen |
| Emitir la factura | La sigue haciendo tu programa, desde el albarán, como hoy |
| Los pedidos por llamada de teléfono | Siguen entrando como hoy; si tu cliente te deja una nota de voz por WhatsApp, esa sí entra |
¿Por qué tiene que revisar una persona?
Porque un pedido mal leído no es un error de pantalla: es una caja de más en el camión, o un restaurante sin limones el sábado.
Los mensajes de pedido están llenos de abreviaturas, de «lo de siempre» y de fotos torcidas. La IA que los interpreta acierta mucho, pero no siempre, y quien te diga lo contrario no lo ha probado con pedidos de verdad. Así que el diseño no es «la IA mete los pedidos»: es que la IA prepara el borrador y te pone delante sólo lo que no tiene claro.
Revisar un borrador con lo dudoso marcado es cuestión de segundos. Teclear el pedido entero lleva minutos, y es justo ahí donde se cuelan los errores.
¿Qué cubre el mantenimiento?
Como lleva IA, conviene mantenimiento, y el nivel que le encaja es el Doc de guardia con IA: vigilar que los pedidos siguen entrando bien, medir cuánto acierta el modelo de IA que interpreta los mensajes, ajustarlo y cambiarlo cuando el proveedor lo retire, que es algo que pasa y que no depende de ti ni de mí.
Es el nivel de cualquier automatización con un modelo de IA, y aquí, desde el primer día, porque sin ese cuidado un sistema así no se degrada poco a poco: un día deja de leer los pedidos.
¿Dónde está el trabajo?
La mayor parte no es programar: es montar tu catálogo con los nombres que usan tus clientes, conectarlo con tu programa y probarlo con pedidos reales tuyos antes de dejarlo trabajar solo.
El sistema es el mismo para todos; lo que cambia de un cliente a otro es el catálogo. Si tienes varios números de WhatsApp, varias empresas o varios almacenes, lo vemos con tu caso delante, y el precio, con tus pedidos.
¿Qué queda a tu nombre?
Tu número de WhatsApp Business, tu programa de gestión y todo lo que entra en él —pedidos, albaranes, clientes— son tuyos, como hoy, y lo que pagas a terceros lo contratas tú, a tu nombre. El sistema que lee los pedidos es el mismo para todos los clientes; qué parte de él queda a tu nombre, y qué te llevas si un día dejas el mantenimiento, lo hablamos antes de empezar.
¿Y si lo que distribuyo no es fruta?
Si distribuyes alimentación en general o productos para hostelería, el problema es el mismo y el producto también: un catálogo con sinónimos y formatos de venta, pedidos que llegan desordenados y un programa con API.
Si vendes otra cosa y los pedidos te llegan igual de desordenados, cuéntamelo y te digo si encaja tal cual. Si no encaja, también te lo digo, y qué te encaja en su lugar: a veces es un proceso suelto.
¿Y si no sé si mi problema son los pedidos?
Entonces no empieces por aquí. Si no tienes claro qué proceso te está comiendo las horas, el Diagnóstico exprés está para eso: una visita a tu negocio y un informe con los procesos que más horas te comen, cuántas se pierden en cada uno y qué compensa arreglar primero. Si el siguiente paso resulta ser este, lo sabrás con números delante.
¿Te suena a tu empresa?
Cuéntame en dos líneas cómo lo hacéis hoy. Te digo si encaja, qué haría falta en tu caso y, si no encaja, qué te encaja en su lugar.
Se abre WhatsApp con el mensaje ya escrito. Lo lees, lo cambias y lo envías. Lo leo yo, no un bot — el día que conteste un bot, te lo diré. Suelo contestar el mismo día laborable. Si prefieres hablarlo, la primera llamada es gratis: 25 minutos por teléfono.