Primero el diagnóstico

¿Por qué de pago y no gratis?

Porque un análisis que sirva son tres días de trabajo, y lo que es gratis se trata como gratis: se aplaza, no se reúne a la gente que hay que reunir y no se aportan los datos que hacen falta. Cobrarlo es lo que hace que las dos partes lo tomen en serio.

También te protege a ti. Una auditoría gratuita la paga el proveedor con su tiempo, y la recupera empujándote hacia el proyecto que a él le interesa vender. Si ya la has pagado, puedo decirte que no automatices nada sin perder dinero por decirlo.

¿Qué es exactamente el Mapa de Operaciones?

Es el documento que te llevas del Plan de Automatización, entre 12 y 25 páginas. Contiene:

• Mapa de cómo funciona hoy el proceso, hecho con quien lo ejecuta, no con quien cree que sabe cómo va.
• Cuántas horas al mes se va, y cuánto cuesta eso en dinero.
• Cómo funcionaría después, con la decisión de qué sistema manda sobre cada dato.
• Backlog priorizado: qué hacer primero, qué cuesta cada línea, qué ahorra y en cuánto se paga.
• Registro de modos de fallo: qué se puede romper, cómo te enteras, cuál es el plan B y a quién se avisa.
• La lista de lo que NO conviene automatizar, y por qué. Suele ser la parte más útil.
• Plan a 90 días y una sesión para presentártelo, con una ronda de revisiones.

Es tuyo. Está escrito para que puedas pedir presupuesto a otro proveedor con él en la mano, y es la razón por la que tiene el precio que tiene.

¿Cuánto de mi tiempo necesitas?

Dos sesiones contigo y entre dos y tres horas de la persona que ejecuta hoy el proceso, repartidas en dos o tres conversaciones. Nada más.

Esa persona es la pieza crítica. Sin ella, el mapa se construye sobre cómo crees que funciona tu empresa, que casi nunca coincide con cómo funciona de verdad — y ahí es donde viven las excepciones que hacen fracasar el proyecto tres meses después.

¿Y si al final la conclusión es que no compensa?

Te devuelvo el dinero íntegro y te quedas el informe igualmente. Pasa, y cuando pasa lo digo.

Los motivos habituales son volumen demasiado bajo, un proceso que va a cambiar en seis meses, o un problema de organización disfrazado de problema de software. Decírtelo me cuesta un proyecto y me ahorra un cliente descontento.

¿Se descuenta si seguimos adelante?

Si contratas la implementación dentro de los 30 días siguientes, descuento el 50% del diagnóstico de la primera factura.

No el 100%, y el motivo es honesto: si te lo regalara entero estaría admitiendo que el mapa no vale nada por sí solo, y el mapa vale por sí solo. Está hecho para que puedas irte con él.

¿Cuál de los tres me toca?

Te lo digo yo en la llamada de calificación, que es gratis y dura veinte minutos. Si tienes un proceso concreto y claro, la sesión. Si quieres saber qué hacer con él de principio a fin y con presupuesto cerrado, el Plan de Automatización. Si son dos o tres procesos que se pisan entre ellos, el Plan de Operaciones.

Un administrativo a jornada completa cuesta unos 2.379 € al mes de coste real de empresa, y no escala. Un proyecto de 9.900 € son 4 meses de esa nómina, una sola vez.