Por dónde se empieza
Primero el diagnóstico
Hay tres formas de empezar, según cuánto haya que mirar. Cada una te deja un entregable que te sirve aunque no me contrates después — y aunque te lo lleves a otro proveedor.
Lo primero: «¿Qué proceso te roba más horas?»
Una llamada gratis de 25 minutos por teléfono, o un café si estás en Cartagena. No es una auditoría: sales con un sí o un no, y con la forma de empezar que te encaja, si te encaja alguna.
Diagnóstico exprés de procesos
- Para quién
- Negocios de 1 a 49 personas que hacen a mano lo que podría ir solo: bares y restaurantes, comercios, talleres, almacenes, transportistas.
- Qué incluye
- Antes de ir te mando un cuestionario corto. Después voy a tu negocio —por videollamada si estás fuera de la Región de Murcia y la provincia de Alicante— a mirar el trabajo de verdad, medir las tareas que más horas os comen y ver qué programas usas. Te llevas un informe breve: un mapa sencillo de tus procesos principales, cuántas horas a la semana se pierden en cada uno y lo que te cuestan, las mejoras rápidas que haría con su impacto, en qué punto estás con Verifactu y qué ayuda abierta podría encajar, con lo que pide a quien haga el trabajo. No mide ningún proceso hasta el fondo: eso es la Auditoría de procesos.
Auditoría de procesos
- Para quién
- Empresas de 10 a 250 personas con un proceso que pasa por varias manos o varios programas.
- Qué incluye
- Un proceso de principio a fin. Lo observo en tu empresa, hablo con quien lo hace y mido las tres cifras de partida —tiempo, errores y coste—, que son las que después demuestran si la mejora funcionó. Te llevas el Mapa de Operaciones: todo el recorrido del trabajo con sus esperas, y el proceso dibujado con un estándar que entiende cualquier otro proveedor, tal como es hoy y como debería ser, qué simplificar antes de automatizar, qué ahorra cada cambio, qué NO conviene tocar y una hoja de ruta. Es tuyo, y te sirve aunque te lo lleves a otro proveedor.
El más completo
Auditoría de varios procesos
- Para quién
- Empresas medianas en las que el problema está en cómo se pasan el trabajo varios departamentos.
- Qué incluye
- Lo mismo que la Auditoría de procesos, para varios procesos que se cruzan: observación en tu empresa, entrevistas con quienes los ejecutan y una sesión final con dirección. Incluye en qué orden hacer las cosas y por qué, que no es lo mismo que una lista ordenada por retorno. Si son muchos procesos o varios centros de trabajo, lo planteamos como un programa por fases.
Y si es más grande: piloto y programa por fases
Si hay que mirar más de lo que cubre una auditoría, o lo que quieres es probar un cambio con un indicador o implantar varios procesos conectados, lo planteamos de otra forma. Son dos formatos:
Piloto con indicador acordado. Para empresas medianas y grandes de la industria y la logística de la zona. Un piloto sobre un proceso que cruza departamentos: veo con los datos de tus propios sistemas cómo funciona de verdad, lo cambio y lo automatizo, con un indicador acordado antes de empezar —horas, errores, plazo de entrega—. Si lo mueve, lo que sigue se plantea por fases, y cada una se acuerda antes de empezarla.
Programa por fases. Varios procesos conectados, o varios centros de trabajo. Se contrata por fases, y cada una se acuerda antes de empezarla.
¿Por qué no basta con la llamada?
La llamada sirve para una cosa: decidir si merece la pena mirar. Mirar de verdad es trabajo —una visita a tu negocio y un informe en el Diagnóstico exprés, bastante más en la Auditoría— y necesita que se reúna a la gente y se aporten los datos. Por eso el diagnóstico y la auditoría son un trabajo aparte de la llamada.
No publico precios: cada empresa es distinta, y el precio lo hablamos directamente, según lo que necesites.
Un administrativo a jornada completa cuesta unos 2.680 € al mes de coste real de empresa, y sube cada año. Esa es la vara con la que mido un proyecto: cuántas horas al mes te devuelve frente a lo que cuesta. La cuenta la hacemos con tus números, no aquí.
¿Qué es exactamente el Mapa de Operaciones?
Es el documento que te llevas de la Auditoría de procesos. Contiene:
- El proceso dibujado tal como es hoy, hecho con quien lo ejecuta, no con quien cree que sabe cómo va.
- Las tres cifras de partida: cuánto tiempo se va, cuántos errores hay y cuánto cuesta eso en dinero.
- Cómo debería ser después, y qué simplificar antes de automatizar nada.
- Qué ahorra cada cambio, y en cuánto tiempo se amortiza.
- Qué se puede romper, cómo te enteras, cuál es el plan B y a quién se avisa.
- La lista de lo que NO conviene tocar, y por qué. Suele ser la parte más útil.
- La hoja de ruta y una sesión para presentártela.
Es tuyo. Está escrito para que puedas pedir presupuesto a otro proveedor con él en la mano. No lo confundas con el informe del Diagnóstico exprés, que es otra cosa y más corta: un mapa sencillo de tus procesos principales, para decidir por cuál empezar.
¿Cuánto de mi tiempo necesitas?
Depende de cuál sea. En el Diagnóstico exprés, un cuestionario corto y la visita. En la Auditoría de procesos, un rato en tu empresa, repartido entre tú y la persona que ejecuta hoy el proceso. En la de varios procesos, observación, entrevistas con quienes los ejecutan y una sesión final con dirección. Lo justo, y lo ajustamos a cómo trabajáis.
La persona que ejecuta hoy el proceso es la pieza crítica. Sin ella, el mapa se construye sobre cómo crees que funciona tu empresa, que casi nunca coincide con cómo funciona de verdad — y ahí es donde viven las excepciones que hacen fracasar el proyecto tres meses después.
¿Y si al final la conclusión es que no compensa?
Pasa, y cuando pasa te lo digo, con los números. En las dos Auditorías el informe te sirve igual: dice qué simplificar sin automatizar nada, y es tuyo. En el Diagnóstico exprés, un «no» con sus números también es una respuesta: te ahorra un proyecto que no se iba a pagar solo.
Los motivos habituales son volumen demasiado bajo, un proceso que va a cambiar en seis meses, o un problema de organización disfrazado de problema de software. Decírtelo me cuesta un proyecto y me ahorra un cliente descontento.
¿Cuál de los tres me toca?
Te lo digo yo cuando me cuentes tu caso. Si prefieres hablarlo, la primera llamada es gratis y dura 25 minutos.
Como regla, mira «Para quién» en cada uno. Y si son muchos procesos o varios centros de trabajo, lo tuyo es un programa por fases; si antes quieres probar un cambio con un indicador, un piloto.
Y un cuarto caso, que es el que menos me conviene decirte: si ya sabes exactamente qué proceso quieres quitar de en medio, llega siempre igual y va a los programas que ya usas, no compres esto. Compra un proceso, funcionando: te ahorras el informe que ya tienes en la cabeza.
¿Empezamos por ahí?
Cuéntame en dos líneas a qué os dedicáis y qué proceso os come más horas. Te digo cuál de los tres encaja, o si no te hace falta ninguno.
Se abre WhatsApp con el mensaje ya escrito. Lo lees, lo cambias y lo envías. Lo leo yo, no un bot — el día que conteste un bot, te lo diré. Suelo contestar el mismo día laborable. Si prefieres hablarlo, la primera llamada es gratis: 25 minutos por teléfono.