Servicio
Mejora de procesos: primero quito lo que sobra
Muchas veces me llaman para automatizar algo que, mirado de cerca, sobraba. Antes de tocar un programa voy a tu empresa, miro el proceso con quien lo hace, lo cronometro y quito lo que no aporta. Lo que queda, si compensa, se automatiza. Y a veces no hace falta nada más.
Lo que suele sobrar
En la industria lo llaman Lean: un método que nació en las fábricas de Toyota para quitar del trabajo todo lo que no aporta nada a quien lo paga. Sus siete «desperdicios» valen igual en una oficina, un almacén o un bar. Te los digo con palabras de almacén:
Esperar (esperas)
El camión espera en el muelle porque el albarán no está impreso, o el preparador espera a que alguien confirme el pedido por teléfono.
Buscar (movimientos)
Dar vueltas por la nave buscando una referencia que no está en su hueco, o buscar en el correo el PDF que mandó el proveedor la semana pasada.
Teclear dos veces (procesos de más)
El pedido llega por WhatsApp, se apunta en una libreta y después se teclea en el programa. Cada copia es otra ocasión de equivocarse.
Papeles que viajan (transporte)
El albarán firmado vuelve en la guantera de la furgoneta y tarda una semana en llegar a quien factura.
Corregir errores a mano (defectos)
Un pedido mal tecleado se descubre cuando el cliente devuelve la caja: abono, albarán nuevo, otra llamada y otro viaje.
Hacer de más (sobreproducción)
Un informe semanal que nadie abre, o preparar hoy lo que no sale hasta el jueves y tener el muelle ocupado tres días.
Género parado (inventario)
Palés de lo que no se vende ocupando el sitio de lo que sí, comprados «por si acaso».
Ninguno de los siete se arregla con un programa. Se arreglan cambiando cómo se hace, y casi siempre sale más barato que automatizar.
Cómo lo hago
He trabajado en almacén, en ruta, en sala y en planta. No te automatizo algo que no entiendo.
Son los tres primeros pasos del Método Doc, y no paso al siguiente sin el entregable del anterior:
- Diagnosticar. Voy a tu empresa, hablo con quien hace el trabajo y vemos dónde se van las horas.
- Medir. Cronometro el proceso con quien lo hace y saco las tres cifras de partida: horas a la semana, errores al mes y lo que cuesta en euros. Sin ellas no hay antes y después, y nadie puede demostrar que la mejora funcionó.
- Simplificar. Quito pasos, papeles y datos que se teclean dos veces, y te dejo el proceso nuevo en una página. A veces el trabajo acaba aquí.
Dos dibujos, explicados una vez
El mapa de flujo de valor es todo el recorrido de un pedido, desde que entra hasta que se cobra, con el tiempo que alguien trabaja en cada paso y el tiempo que el pedido se queda quieto entre uno y otro. Casi siempre, lo que más pesa es la espera.
El proceso en BPMN es un dibujo con una notación estándar —cajas, rombos y flechas que significan siempre lo mismo— que entiende cualquier consultor o programador. Así el mapa es tuyo, y te sirve aunque después contrates a otro.
Qué te llevas: la Auditoría de procesos
Dos tamaños, con el precio cerrado y sin IVA. Lo que sale de ella es tuyo: el mapa de cómo se hace hoy y de cómo debería hacerse, las cifras de partida, qué simplificar antes de automatizar y una hoja de ruta con lo que compensa automatizar y lo que no.
Auditoría de procesos
Auditoría de procesos, hasta tres
¿Tu negocio es pequeño, o todavía no sabes qué proceso mirar? Empieza por el Diagnóstico exprés de procesos: 290 € + IVA, 60–90 minutos en tu negocio; informe en 2 días hábiles. No mide ningún proceso hasta el fondo, pero te dice cuál merece una auditoría y cuál se arregla solo con ordenarlo.
Cuándo no hace falta automatizar nada
Más a menudo de lo que parece. Si al quitar lo que sobra el proceso se queda en dos pasos que una persona hace en diez minutos, automatizarlo no compensa: te dejo el proceso nuevo por escrito y lo aplicáis vosotros.
- Cuando el volumen es bajo: por debajo de unas cuatro horas al mes de trabajo manual, la cuenta casi nunca sale.
- Cuando el problema es de organización: si los pedidos llegan mal porque comercial y almacén no se hablan, ningún programa lo arregla.
- Cuando el proceso va a cambiar pronto: un programa de gestión nuevo, otro proveedor, otra forma de facturar.
La garantía de la auditoría está escrita para este caso. Y la lista entera, con el porqué de cada uno: lo que no automatizo.
Una ayuda para rediseñar un proceso
Si tu empresa tiene un centro de trabajo en la Región de Murcia, el Cheque de Innovación del Instituto de Fomento de la Región de Murcia (INFO) subvenciona el 70 % —el 85 % en los sectores de la RIS4— de un trabajo de reingeniería de procesos: el mapa del proceso, el diagnóstico, las propuestas de mejora y el plan para ponerlas en marcha. La ayuda llega como máximo a 5.000 €, y pueden pedirla pymes y autónomos.
La convocatoria de 2026 está abierta y admite solicitudes hasta el 23 de diciembre de 2026, o hasta que se agote el crédito, que se reparte por orden de llegada. Hay que pedirla antes de empezar el trabajo, sea con quien sea: lo que se factura antes de la solicitud no se subvenciona. No cubre la automatización ni el mantenimiento, y la concesión la decide el INFO.
El INFO pide a quien haga el trabajo tres certificados de buena ejecución, firmados por clientes, de trabajos parecidos hechos desde el 22 de mayo de 2021. Hoy yo no los tengo, así que con este cheque no puedo ser tu proveedor. Lo que sí hace un diagnóstico es dejarte el proceso medido y el proyecto definido para pedirlo con quien los cumpla.
Lo que hay abierto hoy, para quién es cada ayuda y sus fuentes: ayudas para mejorar y automatizar tu empresa.
Lo que me preguntan antes de empezar
¿Qué diferencia hay entre mejorar un proceso y automatizarlo?
Mejorar un proceso es quitarle lo que sobra —esperas, papeles que viajan, datos que se teclean dos veces, errores que se corrigen a mano— y automatizarlo es que lo que queda lo haga un programa solo; primero se mejora, porque automatizar un proceso con pasos de más sólo hace que los pasos de más vayan más rápido. Respuesta completa: ¿Qué diferencia hay entre mejorar un proceso y automatizarlo?
¿Qué me llevo de una auditoría de procesos?
Un proceso medido de principio a fin y rediseñado, por escrito: cómo se hace hoy y cómo debería hacerse, las tres cifras de partida —tiempo, errores y coste—, qué simplificar antes de automatizar, qué compensa automatizar y qué no, y un plan para los próximos 90 días. Respuesta completa: ¿Qué me llevo de una auditoría de procesos?
¿Trabajas con empresas que no tienen informático ni programas?
Sí, y es lo más habitual: no hace falta informático, ni programa de gestión, ni tener los datos ordenados; si hoy trabajas con libreta, Excel y WhatsApp, se empieza desde ahí. Respuesta completa: ¿Trabajas con empresas que no tienen informático ni programas?
¿Qué tipo de procesos automatizas?
Los que se repiten cada semana, siempre igual, y se comen horas: pasar al programa los pedidos que llegan por WhatsApp, correo o foto, los partes de trabajo y los albaranes desde el móvil, las facturas que tienen que llegar a la gestoría, el cuadre de caja, los turnos o los avisos a clientes. Respuesta completa: ¿Qué tipo de procesos automatizas?
¿Cómo se empieza a trabajar contigo?
Me escribes por WhatsApp en dos líneas qué proceso os come más horas, y te contesto yo si tiene sentido y por dónde empezar; si prefieres hablarlo, la primera llamada es gratis, 25 minutos por teléfono. Respuesta completa: ¿Cómo se empieza a trabajar contigo?
¿Qué necesito tener antes de empezar?
Sobre todo, volumen suficiente para que la cuenta salga. Por debajo de unas 30 facturas al mes, o de unas cuatro horas al mes de trabajo manual, casi nunca compensa — y te lo digo cuando me cuentes tu caso, gratis y antes de cobrarte nada. Respuesta completa: ¿Qué necesito tener antes de empezar?
¿Qué proceso te gustaría ver por dentro?
Cuéntame en dos líneas cuál os come más horas y cuánta gente lo toca. Te digo si es para el Diagnóstico exprés, para una auditoría, o si con ordenar dos cosas basta.
Se abre WhatsApp con el mensaje ya escrito. Lo lees, lo cambias y lo envías. Lo leo yo, no un bot — el día que conteste un bot, te lo diré. Respondo en menos de 4 horas laborables. Si prefieres hablarlo, la primera llamada es gratis: 25 minutos por teléfono.