Automatización
Cuánto cuesta una hora de trabajo administrativo en España
Todo presupuesto de automatización se apoya en un número que casi nadie calcula bien: lo que vale una hora de la persona que hoy hace el trabajo. Aquí está ese número, con las tablas del INE detrás, y los cinco errores que lo inflan.
¿Cuánto cuesta de verdad una hora de trabajo administrativo?
20,76 € la hora efectiva, si hablamos de un centro de trabajo de servicios de 1 a 49 trabajadores, que es donde está la mayoría de las pymes españolas. Es el dato del INE del segundo trimestre de 2026, publicado el 17 de septiembre de 2026.
Fíjate en que no he dicho 26,18 €, que es el titular que sale en las noticias. Ése es el coste medio nacional por hora efectiva, y dentro van bancos, eléctricas, farmacéuticas y empresas de dos mil personas. Como referencia para una asesoría de doce empleados no vale, y la diferencia no es pequeña:
| Tamaño del centro de trabajo (servicios) | Coste por hora efectiva |
|---|---|
| De 1 a 49 trabajadores | 20,76 € |
| De 50 a 199 trabajadores | 27,28 € |
| De 200 o más trabajadores | 31,15 € |
Quien te vende automatización citando la media nacional te está inflando el ahorro alrededor de un 26 % sin necesariamente querer engañarte: ha cogido el número que salía en el periódico.
Y si afinamos por actividad, todavía baja más. La sección de la clasificación nacional que agrupa las actividades administrativas y los servicios auxiliares está en 20,12 € la hora efectiva, frente a los 29,11 € de las actividades profesionales, científicas y técnicas o los 34,46 € de información y comunicaciones. Un administrativo no cuesta lo que cuesta un programador, y usar el número del programador para justificar un proyecto es una forma elegante de mentirte.
¿Por qué el salario se queda tan corto?
Porque el salario es, más o menos, tres cuartas partes del asunto.
Los números anuales del INE lo dicen sin rodeos: el coste laboral bruto es de 38.748,94 € por trabajador y año, de los que 28.410,78 € son sueldos y salarios —el 73,3 %— y 9.354,87 € son cotizaciones obligatorias a la Seguridad Social, el 24,1 %.
De ahí sale la única regla de este artículo que merece la pena memorizar:
Por cada euro de sueldo, la empresa paga 1,36 €.
Así que cuando alguien dice «tengo una administrativa de 1.500 €», el número con el que hay que hacer cuentas no es 1.500. Es 2.040. Y sobre ese hay que repartir todavía las horas que se pagan y no se trabajan, que es la sección de más abajo.
¿Qué paga la empresa exactamente, y sobre qué base?
Esto se puede mirar, y conviene, porque casi todo el mundo repite de memoria un «un 30 % y pico» sin saber de dónde sale. Los tipos vigentes en 2026 los fija la orden de cotización publicada en el BOE el 31 de marzo de 2026:
| Concepto | Total | Empresa | Trabajador |
|---|---|---|---|
| Contingencias comunes | 28,30 % | 23,60 % | 4,70 % |
| Desempleo (contrato indefinido) | 7,05 % | 5,50 % | 1,55 % |
| FOGASA | 0,20 % | 0,20 % | — |
| Formación profesional | 0,70 % | 0,60 % | 0,10 % |
| Mecanismo de equidad intergeneracional | 0,90 % | 0,75 % | 0,15 % |
| Accidentes de trabajo (trabajos exclusivos de oficina) | 1,50 % | 1,50 % | — |
| Total | 32,15 % | 6,50 % |
Ese 1,50 % de la última fila es la tarifa concreta del personal en trabajos exclusivos de oficina. Si tu gente pisa un almacén o conduce, la prima es otra y sube.
Dos detalles que cambian la cuenta y que casi nunca aparecen:
- Hay un suelo. En 2026 se cotiza sobre un mínimo de 1.424,40 € al mes para los grupos de oficiales y auxiliares administrativos, y 1.435,20 € para jefes administrativos. Aunque pagues el salario mínimo, cotizas sobre esa base, porque incluye la parte proporcional de las pagas extra. Bajar el sueldo por debajo de ahí no te baja la cotización.
- Hay un techo. La base máxima de 2026 son 5.101,20 € al mes. Por encima de eso, el sueldo sube y la cotización no. Por eso el porcentaje efectivo de un directivo es menor que el de un administrativo: la carga social pesa proporcionalmente más en los sueldos bajos.
Para el suelo del todo: el salario mínimo, vigente hasta el 31 de diciembre de 2026, está en 40,70 € al día o 1.221 € al mes, es decir 17.094 € brutos al año en catorce pagas. A partir de ahí manda el real decreto del año siguiente, que suele publicarse con semanas de retraso.
¿Horas pagadas u horas efectivas? El error que se cuenta dos veces
Se pagan 151,8 horas al mes y sólo se trabajan 129,4: más de veinte horas de diferencia, de las que 22,4 se pagan igual. El coste por hora efectiva del INE, 20,76 €, ya reparte el total entre las horas trabajadas, así que sumar «y además el absentismo» al ahorro es contar lo mismo dos veces.
Con los tres números delante: 151,4 horas pactadas, 151,8 pagadas y sólo 129,4 efectivas. La identidad del INE es que las pagadas son las efectivas más las no trabajadas que se abonan igual: 129,4 efectivas y 22,4 no trabajadas y pagadas dan las 151,8 que publica. Y esas 22,4 se reparten así:
| Motivo | Horas al mes |
|---|---|
| Incapacidad temporal | 8,5 |
| Fiestas y puentes | 8,2 |
| Vacaciones | 3,6 |
| Maternidad y paternidad | 1,2 |
| Permisos remunerados | 0,6 |
| Otras causas y compensaciones | 0,3 |
Cuidado con leer esa tabla como si valiera todo el año: es un segundo trimestre, de abril a junio, con la Semana Santa dentro de las fiestas y antes del verano. En julio y agosto la fila de vacaciones se dispara y pasa a ser la primera con diferencia. Comparar la baja médica con las vacaciones en este trimestre no dice nada.
Lo que sí dice algo es la baja médica comparada consigo misma. En el segundo trimestre de 2024 eran 7,9 horas, en el de 2025 fueron 8,3 y en el de 2026 van 8,5. Tres años seguidos subiendo, comparando siempre el mismo trimestre para que la estacionalidad no haga trampa.
Y ahora el error. Los 20,76 € de los que hemos hablado ya son coste por hora efectiva. El INE ya ha repartido el coste total entre las horas realmente trabajadas, así que las vacaciones, los festivos y las bajas ya están dentro de esa cifra.
Por eso, cuando en un presupuesto lees «ahorras 15 horas al mes a 20 € la hora, y además te ahorras el absentismo», te están cobrando lo mismo dos veces. O usas coste por hora efectiva y no sumas nada, o usas coste por hora pagada —22,32 € de media nacional— y entonces sí tienes que ajustar aparte. Las dos cosas a la vez, no.
Los cinco errores que me encuentro en los presupuestos
Por orden de frecuencia. Cuatro de los cinco inflan el ahorro; el primero lo desinfla, y aun así es el más frecuente:
- Usar el salario bruto en vez del coste total. El coste es un 36 % mayor que el salario, así que quedarte en el salario te deja un 26 % por debajo del coste real. Es el único de los cinco que juega en contra de quien vende, y aun así es el más común: es el número que el cliente tiene en la cabeza.
- Usar la media nacional para una pyme. 26,18 € en lugar de 20,76 €.
- Contar el absentismo dos veces, como acabamos de ver.
- Suponer que el proceso desaparece entero. Casi nunca. Se queda la revisión, las excepciones y el caso raro. Un proceso automatizado bien suele conservar entre un 15 % y un 30 % del tiempo original en forma de supervisión, y ese resto hay que restarlo del ahorro.
- Olvidar el coste de la propia automatización: la cuota mensual del mantenimiento, el consumo del modelo y las horas de tu gente durante la puesta en marcha. Sale en la factura, así que debería salir en la cuenta.
¿Cuánto vale entonces una hora liberada a la semana?
Una hora a la semana no son 52 horas al año. Son las semanas que de verdad se trabaja: quitando vacaciones, fiestas y bajas, unas 46. Cuarenta y seis horas a 20,76 € son casi 955 € al año.
Y fíjate en que ese descuento no lo hago dos veces: las horas no trabajadas ya están dentro de los 20,76 €, así que lo que ajusto aquí son las semanas, no el coste.
Es una regla que cabe en la cabeza y sirve para hacer la cuenta en una servilleta antes de que nadie te enseñe una presentación. Si un proyecto te ahorra cinco horas a la semana, estás hablando de unos 4.800 € al año. Si te lo han presupuestado en el triple de eso, sabes exactamente qué preguntar.
¿Ahorrar horas es ahorrar dinero?
No automáticamente, y esto es lo que no te va a decir quien cobra por el proyecto.
La persona sigue en nómina. Su coste no baja porque hayas quitado seis horas de tecleo. Lo que has hecho es liberar capacidad, y la capacidad sólo se convierte en dinero si ocurre una de estas tres cosas:
- No cubres una baja voluntaria. Alguien se va y no lo sustituyes porque ya no hace falta. Es la vía más limpia y la más lenta.
- Evitas una contratación que ya estaba decidida. Aquí el ahorro es real e inmediato, y es el mejor momento para automatizar: justo antes de contratar, no justo después.
- Vendes esas horas. Se dedican a algo que factura.
Si no puedes nombrar cuál de las tres es la tuya, el ahorro es de mentira. Es tiempo, que está bien, pero no es caja, y confundirlos es como se firman proyectos que luego nadie sabe si salieron bien.
Y una vía que sale en las presentaciones y casi nunca en la cuenta: si el plan es despedir, eso cuesta dinero. El coste medio de indemnización por trabajador despedido en servicios es de 7.718,10 €, y de 7.784,91 € en el conjunto de las actividades, según el segundo trimestre de 2026. Nadie lo mete en el retorno del proyecto.
Con esa cuenta, un puesto administrativo a jornada completa en una pyme de servicios sale por unos 2.680 € al mes de coste real de empresa: 20,76 € por hora efectiva por las 129,4 horas que se trabajan al mes. Es la cifra que uso en este sitio cada vez que mido un proyecto contra lo que cuesta una persona, y ahora ya sabes de dónde sale y qué incluye.
¿Y si mi empresa está en Murcia y no en Madrid?
Entonces tus números son bastante más bajos, y conviene que lo sepas antes de leer un caso de éxito escrito en Madrid.
El coste laboral neto por trabajador y año en 2025 fue de 33.293,38 € en la Región de Murcia, frente a 45.983,31 € en la Comunidad de Madrid y 38.511,76 € de media nacional. Murcia está entre las comunidades más baratas de España. Por hora efectiva, en el segundo trimestre de 2026, la Región está en 22,91 €.
Consecuencia práctica: el mismo proyecto tarda más en pagarse aquí que en Madrid. No es una opinión sobre el proyecto, es aritmética sobre el denominador. Cuando leas «esto se paga solo en ocho meses», pregunta con qué coste por hora se hizo esa cuenta.
¿Es verdad que en España la mano de obra es cara?
No, y este es el cierre incómodo.
Una hora de trabajo en España cuesta 26,4 €. La media de la Unión Europea está en 34,9 €. Alemania está en 45,0 € y Francia en 44,3 €; por debajo quedan Portugal, en 19,4 €, y Polonia, en 19,1 €.
Casi todo el discurso de «automatiza porque la mano de obra es carísima» viene traducido de mercados donde la hora cuesta un 32 % más que aquí. En España ese argumento es flojo, y conviene decirlo aunque yo viva de lo contrario.
Las razones buenas para automatizar en una pyme española son otras tres, y ninguna es el precio de la hora: los errores que cuestan un cliente, los plazos que no se cumplen cuando hay un pico, y las horas del dueño, que son las más caras de la casa y las que nadie mete en ninguna tabla.
Un apunte de higiene, porque circula mucho: la jornada de 37,5 horas no está aprobada. El proyecto de ley se rechazó en la votación del 10 de septiembre de 2025, por 178 votos contra 170, y la tramitación quedó concluida al día siguiente. Todavía hay calculadoras y artículos que dividen por 37,5. Si te hacen la cuenta con esa jornada, está mal.
La cuenta que yo haría antes de pedirle presupuesto a nadie
Cinco minutos y un papel:
- Coge el sueldo bruto anual de quien hace el trabajo hoy y multiplícalo por 1,36. Ése es el coste real.
- Divide entre 1.553 —las 129,4 horas efectivas por doce— para tener tu coste por hora. En una pyme suele salir entre 18 y 24 €; si te sale por encima, es que ese sueldo no es el de un puesto administrativo.
- Cuenta las horas que se va el proceso al mes. Contando de verdad, una semana, no de memoria.
- Resta lo que no va a desaparecer: la revisión y las excepciones. Entre un 15 % y un 30 %.
- Multiplica y compara con el precio del proyecto más doce meses de mantenimiento.
Si el resultado no se paga en unos dieciocho meses, mi consejo es que no lo hagas todavía, y te lo digo aunque el proyecto fuera para mí. Hay una lista de lo que sí compensa y lo que no en qué procesos compensa automatizar, y lo que directamente no toco está en qué no automatizo.
Si prefieres que las horas las cuente yo, con vuestros datos y no con medias nacionales, eso es exactamente lo que es un diagnóstico: sale con números y el documento es tuyo, decidas lo que decidas después.
Fuentes
Todo lo que se afirma arriba con una cifra o una fecha sale de aquí. Si alguna de estas páginas cambia y esta nota no, escríbeme y la corrijo.
- INE — Encuesta Trimestral de Coste Laboral, segundo trimestre de 2026
- INE — Coste laboral por hora efectiva según tamaño del establecimiento (tabla 6035)
- INE — Tiempo de trabajo: horas pactadas, pagadas, efectivas y no trabajadas (tabla 6044)
- INE — Encuesta Anual de Coste Laboral 2025
- BOE — Orden PJC/297/2026, cotización a la Seguridad Social para 2026
- INE — Coste de indemnización por trabajador despedido (tabla 6056)
- BOE — Real Decreto 126/2026, salario mínimo interprofesional para 2026
- Eurostat — Niveles de coste laboral por hora en la Unión Europea
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