Documentos que alguien teclea a mano

Plazo típico

6–10 semanas

Precio de partida

desde 6.900 € + IVA

Qué mueve el precio

Con un 91% de acierto por línea, una factura de 15 líneas sale perfecta una de cada cuatro veces. Por eso la bandeja de excepciones no es un extra: es el producto. Sube con el número de proveedores distintos y con lo desordenado que esté vuestro maestro de artículos.

• Lee el PDF o la foto, extrae los datos y los valida contra tus tarifas y tus clientes.
• Lo que no entiende con seguridad va a una bandeja de revisión. Nunca se inventa un dato que no ha leído bien.
• Tú ves lo que ha hecho: cada documento queda con su original al lado y quién lo aprobó.

¿Qué hace exactamente este sistema?

Vigila un buzón de correo o un número de WhatsApp, lee cada documento que llega, saca los datos que te importan y los mete en tu programa de gestión. Lo que no entiende con seguridad no lo inventa: lo deja en una bandeja para que una persona lo confirme en diez segundos.

Es el trabajo que hoy hace alguien de administración abriendo PDFs y tecleando en otra pantalla.

¿Para qué tipo de documento funciona?

Funciona con facturas de proveedor, albaranes de entrega, pedidos de cliente, presupuestos aceptados y partes de trabajo. Da igual que lleguen como PDF, como foto hecha con el móvil o como un escaneo torcido de un albarán con sello.

Lo que sí importa es el volumen: por debajo de unos cuarenta documentos al mes es difícil que salga a cuenta, y te lo diré antes de presupuestar.

¿Cómo evita meter datos mal?

Con tres capas, en este orden:

1. Validación contra tus datos. El proveedor tiene que existir, el CIF tiene que cuadrar, el precio tiene que estar dentro de tu tarifa. Si algo no cuadra, no pasa.
2. Umbral de confianza. Cuando el sistema no está seguro de un campo, marca el documento entero para revisión en vez de arriesgarse.
3. Bandeja de excepciones. Una pantalla con lo dudoso, el documento original al lado y dos botones. Lo normal es que acabe siendo el 5-10% de lo que entra.

¿Qué necesito tener para empezar?

Necesitas un sitio donde lleguen los documentos y un sitio donde tengan que acabar. Si trabajáis con correo y Excel, ya tienes suficiente.

Si tu programa de gestión tiene API documentada (Holded, Odoo, Sage, a3innuva), la conexión es directa. Si es más antiguo o está instalado en un servidor vuestro, se resuelve por base de datos o por importación de ficheros: es menos elegante y funciona igual.