Facturación
Verifactu: qué te obliga de verdad y qué puedes automatizar
Las fechas son el 1 de enero y el 1 de julio de 2027, y no son las que te dijeron el año pasado. Aquí está lo que el reglamento exige, lo que no exige, y por qué cumplir Verifactu y automatizar tu facturación son dos proyectos distintos que te van a intentar vender juntos.
¿Desde cuándo es obligatorio Verifactu?
Desde el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, y desde el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados tributarios, autónomos incluidos. Son las fechas vigentes tras el aplazamiento: si alguien te habla de 2025 o de 2026, está leyendo un calendario viejo.
Ese aplazamiento es la razón de la mitad de la confusión que hay en el mercado. Hubo una versión anterior del calendario, se movió, y una parte de los artículos y de los comerciales que te llaman se quedaron con la primera.
¿Qué es Verifactu exactamente?
Es un reglamento sobre el programa con el que facturas, no sobre la factura. Obliga a que tu sistema de facturación genere, por cada factura que emitas, un registro inalterable y encadenado con el anterior, de forma que manipular una factura vieja rompa la cadena y se note.
La norma es el Real Decreto 1007/2023, modificado por el Real Decreto 254/2025 y desarrollado técnicamente por la Orden HAC/1177/2024. El reglamento obliga a garantizar la «integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros».
En la práctica, tu programa tiene que hacer cinco cosas:
- Generar un registro de alta por cada factura, en el momento de expedirla o antes.
- Calcular una huella de ese registro que incluya la huella del registro anterior. Eso es la cadena.
- Llevar un registro de eventos que capture lo que pasa en el sistema.
- Imprimir un código QR en la factura.
- Incluir la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» si el sistema remite los registros a Hacienda.
¿Qué diferencia hay entre un sistema VERI*FACTU y uno que no lo es?
Un sistema VERI*FACTU envía a la Agencia Tributaria un resumen estructurado de cada factura en el momento de emitirla. A cambio de esa remisión, se le exigen menos requisitos: le basta la huella encadenada.
Un sistema no VERI*FACTU no envía nada, y por eso tiene que demostrar por sí mismo que nadie ha tocado los registros: además de la huella necesita firma electrónica de cada registro y conservar el registro de eventos.
Para una pyme la elección es casi siempre la primera, y no por motivos técnicos: remitir es menos trabajo, menos superficie de fallo y menos cosas que explicar en una inspección. Si tu proveedor de software te empuja a la segunda opción, pregúntale por qué; a veces la respuesta es buena y a veces es que su producto no sabe hacer la otra.
¿Verifactu es lo mismo que la factura electrónica obligatoria?
No, y confundirlas es el error más caro de este asunto. Son dos normas distintas, de dos ministerios distintos, con dos calendarios distintos:
| Verifactu | Factura electrónica B2B | |
|---|---|---|
| Norma | Real Decreto 1007/2023 | Ley 18/2022, artículo 12 |
| Qué regula | Cómo debe comportarse tu programa de facturación | En qué formato te envías facturas con otras empresas |
| A quién | Casi todo el que emite facturas | Empresarios y profesionales, entre ellos |
| Fecha | 1 de enero y 1 de julio de 2027 | Sin fecha en firme |
| De qué depende | De nada, ya está publicada | De que se apruebe su reglamento de desarrollo |
El calendario de la factura electrónica entre empresas no empieza a contar hasta que se apruebe su reglamento: un año después para las empresas que facturen más de ocho millones de euros, dos años para el resto. Mientras ese reglamento no esté publicado, cualquier fecha concreta que te den es una previsión, no una obligación.
Por qué importa: porque te van a vender las dos cosas juntas, con la urgencia de la primera y el precio de las dos. Comprueba qué estás comprando.
¿Y si emito las facturas con Excel o con Word?
Entonces tienes que cambiar de sistema, y esa es la buena noticia de todo esto. Una hoja de cálculo no puede encadenar huellas ni llevar un registro de eventos, así que no hay adaptación posible: hay sustitución.
Es buena noticia porque te obliga a hacer en 2027 algo que probablemente llevabas cinco años posponiendo, y porque el coste de cumplir es prácticamente el mismo si aprovechas para arreglar el proceso entero o si te limitas a poner un programa nuevo donde estaba la hoja.
Antes de contratar nada: si tu gestoría ya te lleva la facturación con un programa comercial, lo más probable es que la adaptación te llegue en una actualización y no tengas que hacer absolutamente nada. Pregúntaselo a tu asesor antes de escuchar a un comercial. Es gratis y resuelve el problema en el 60 % de los casos que me llegan.
¿Qué parte de esto se puede automatizar de verdad?
La emisión, no. La emisión la resuelve tu programa de facturación, y si cumple, cumple. No hay nada que un consultor pueda automatizar ahí que el software no haga ya.
Donde sí hay trabajo real que quitar es al otro lado: las facturas que recibes. Ninguna norma te obliga a nada ahí, y sin embargo es donde se van las horas de verdad — alguien abre el correo, mira un PDF, teclea proveedor, base, IVA, cuenta contable, y lo repite trescientas veces al mes. Eso sí se automatiza, y el momento de plantearlo es exactamente ahora, mientras vas a tocar el sistema de facturación de todas formas.
Lo mismo vale para los albaranes, los partes de trabajo y los tickets de gasto. La norma es la excusa; el ahorro está en el flujo de entrada.
¿Cuánto acierta la extracción automática de facturas?
Bastante, y menos de lo que parece. Una extracción buena acierta alrededor del 91 % de las líneas de una factura. Suena a nota alta hasta que multiplicas: en una factura de 15 líneas, la probabilidad de que salgan todas bien es 0,91 multiplicado por sí mismo quince veces, es decir, el 24 %.
Tres de cada cuatro facturas necesitan que un humano mire algo. Por eso el diseño correcto no es «la IA teclea las facturas»: es una bandeja de excepciones que te pone delante solo lo dudoso, con el PDF al lado y el campo ya rellenado para que confirmes o corrijas en dos segundos.
Esa bandeja no es un accesorio del proyecto. Es el proyecto. Si alguien te vende extracción automática de facturas y no te enseña la pantalla de excepciones, no ha montado esto nunca con datos reales.
Con ese diseño, un volumen de 300 facturas al mes pasa de unas 25 horas de tecleo a unas 6 de revisión. Eso es lo que se cobra y lo que se ahorra; el resto es demostración.
¿Qué haría yo entre hoy y enero de 2027?
Un calendario de cuatro pasos, y ninguno cuesta dinero hasta el tercero:
- Este mes. Llama a tu gestoría y pregunta dos cosas: con qué programa se emiten hoy tus facturas y si ese fabricante ya ha anunciado su versión adaptada. Muchas pymes descubren aquí que no tienen que hacer nada.
- Antes de fin de año. Si el programa no se adapta o facturas con hoja de cálculo, elige sustituto. Prioriza el que se lleve bien con lo que ya usas, no el que tenga la web más bonita.
- Primer trimestre de 2027. Migra y funciona en paralelo un mes. Nunca el mes de cierre.
- En paralelo, y esto es lo opcional. Mira cuántas horas al mes se van tecleando facturas recibidas. Si son más de diez, ahí hay un proyecto que se paga solo; si son tres, no automatices nada y deja el dinero donde está.
Lo que no te va a contar quien te llame por teléfono
Que Verifactu, para la mayoría de las pymes, es un cambio de software y poco más. No hace falta un consultor, ni una auditoría, ni una plataforma. Hace falta un programa que cumpla y una migración hecha con cabeza.
Yo no vendo Verifactu, vendo lo de después: quitar de en medio el trabajo manual que rodea a la facturación. Si me llamas y lo que necesitas es solo cumplir, te voy a decir que hables con tu gestoría y te vas a ahorrar la factura. Esa conversación dura veinte minutos y es gratis.
Si además quieres saber cuántas horas al mes te está costando de verdad todo el ciclo —emitir, recibir, conciliar, reclamar— eso es un diagnóstico, y sale con números, no con opiniones.
Fuentes
Todo lo que se afirma arriba con una cifra o una fecha sale de aquí. Si alguna de estas páginas cambia y esta nota no, escríbeme y la corrijo.
- BOE — Real Decreto 1007/2023, reglamento de los sistemas informáticos de facturación (texto consolidado)
- Agencia Tributaria — Sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU
- Agencia Tributaria — Preguntas frecuentes sobre VERI*FACTU
- BOE — Ley 18/2022, Crea y Crece (factura electrónica entre empresas y profesionales)
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